بحث جميل عن الاتصلات

--------------------------------------------------------------------------------



الاتصال هو وسيلة التفاعل بين المخلوقات وبالخصوص بين البشر . وهو عملية تبادل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحقائق والآراء والأفكار والمشاعر والأحاسيس بطريقة شفهية ،كتابية ، رمزية أو حركية .
وأفراد المنظمات يعتمدون على الاتصالات الشفهية والكتابية للحصول على الحقائقوالمعلومات والبيانات التي تمكنهم من أداء أعمالهم ، وهم يقضون معظم أوقاتهم ما بينمتحدثين ومستمعين وقارئين وكاتبين . والاتصال الفعال والنشط في المنظمة يحقق أداءافضل وإنتاجية أعلى كماً ونوعاً ، ويؤدي إلى رفع الروح المعنوية للأفراد ويقويشعورهم بالانتماء للمنظمة ودرجة ارتباطهم بها .
وأمين السر كفرد من أفرادالمنظمة أو الوحدة التنظيمية ، يمثل حلقة هامة من حلقات الاتصال بين الجهاتالخارجية والداخلية من جهة والمدير أو المدير من جهة أخرى .وعلى هذا الأساس فهويمثل واجهة هامة للمنظمة عموماً ولمديره خصوصاً . وهذه الواجهة تؤثر على سمعةالمنظمة وصورتها الذهنية لدى الجماهير الخارجية والداخلية . من هنا ينبغي على هذهالواجهة أن تعطي انطباعاً جيداً عن المنظمة من خلال تعاطي شاغلها مع المتصلين بهبطريقة تتسم بالتفهم واللطف ورحابة الصدر واللباقة واللياقة ومن خلال ممارستهللاتصالات الشفهية والكتابية بصورة فعالة .
تعد الاتصالات الشفهية اقدم أساليبوأنواع الاتصال التي عرفها الإنسان ويمكن الاستدلال على ذلك من خلال قوله تعالى :
بسم الله الرحمن الرحيم
(( إذ قال ربك للملائكة إني جاعلٌ في الأرض خليفة ،قالوا أتجعل فيها من يفسد فيها ويسفك الدماء ونحن نسبّح بحمدك ونقدس لك ، قال إنياعلم ملا تعلمون . وعلم آدم الأسماء كلها ثم عرضهم على الملائكة فقال أنبئونيبأسماء هؤلاء إن كنتم صادقين، قالوا سبحانك لا علم لنا إلا ما علّمتنا انك أنتالعليم الحكيم . قال يا آدم أنبئهم بأسمائهم فلما أنبأهم بأسمائهم قال .... ))
صدق الله العلي العظيم
سورة البقرة آيات 30-33

والاتصالات الشفهيةمن افضل أنواع الاتصال كونها تسمح بإعطاء الرسالة المطلوب نقلها درجة عالية منالتفاهم ، وكونها تساهم في تمتين الروابط والعلاقات بين الأفراد وترفع الروحالمعنوية لديهم .
ويمكن تلخيص دور السكرتير في الاتصالات الشفهية بما يلي :
1- الاتصال المباشر بمديره وتلقي التعليمات والأوامر للعمل على تنفيذها .
2- المساهمة في إدارة الاتصالات الهاتفية الواردة والصادرة الخاصة بمكتبالمدير
3- المساهمة في إدارة مواعيد واستقبالات مديره المباشر ومقابلة الزائرينوالتعامل معهم بالطريقة المناسبة .
4- المساهمة في إدارة الاجتماعات الخاصةبمكتب المدير .
وتأدية هذا الدور بفعالية تحتم على السكرتير امتلاك مجموعة منالمهارات الذهنية والسلوكية والفنية . وبالخصوص المهارات الاتصالية من حديث ،وانصات ، وقراءة وكتابة وقواعد السلوك والعادات الاجتماعية الحسنة والخصال الحميدةوالخلق السليم الذي يجمع الحسن والرقة والبساطة ومهارة استخدام الادوات المكتبيةالحديثة وبالخصوص اجهزة الهاتف بانواعها المختلفة .
السكرتير والهاتف:
أولاً : أهمية ومزايا وعيوب الاتصال الهاتفي.


أهمية الاتصال الهاتفي

: يعتبرالاتصال الهاتفي في الوقت الحاضر ، من أهم وسائل الاتصال خاصة الشفوية منها . لمايتسم به من السرعة والسهولة في إرسال المعلومات إلى أي جهة أو استقبال المعلوماتوالاستفسارات المطلوبة .
وإذا كانت الاتصالات المكتوبة هي أهم وسائل الاتصال ،إلا انه يعاب عليها الإجراءات المعقدة التي تمر بها من إجراءات للبريد الصادروإجراءات للبريد الوارد واستلام وتسلم وتسجيل وتوزيع وغيرها ، ولذلك فان الاتصالالهاتفي يوفر الكثير من الوقت والمجهود الذي يبذل في كثير من الاتصالات المكتوبةوخاصة في الاستفسارات العادية وتبادل الرأي والتفاهم الذي يسبق أي اتفاق مكتوب .إلاانه يعاب عليه عدم الدقة وسوء الفهم الذي قد يحدث عند الاتصال الهاتفي كما انه غيرمؤيد بسند قانوني .
ويلعب السكرتير الخاص دوراً كبيرا في إدارة الاتصالاتالهاتفية لمكتب مديره ، فيقوم باستقبال المكالمات الواردة والرد عليها وتحويل مايراه ضرورياً آلي مديره . وحتى يمكن الاستفادة من الاتصالات الهاتفية فيجب أن تتمهذه الاتصالات اعتماداً على قواعد محددة مع اتباع آداب التحدث في الهاتف سواء عنداستقبال المكالمات الواردة أو في المكالمات الصادرة .
ويعتبر الاتصال الهاتفي منأهم وسائل الاتصال في المكتب الحديث أكثرها شيوعاً . ويكون هذا الاتصال إما للحصولعلى بيانات أو معلومات أو لإعطاء معلومات بهدف إنجاز الأعمال .
ثانياً : قواعدوآداب استخدام الهاتف .


أ- القواعد العامة لاستخدام الأجهزة الهاتفية :
· وضع الهاتف في الناحية اليسرى
· استخدام الأدلة الهاتفية
· الإعداد للمكالمات الخارجية أو الدولية
· استخدام النماذج المختصة بتسجيل المكالمات الهاتفية
· اسم المتحدث ، وظيفته، رقم هاتف المتحدث ، موضوع المكالمة .
· الامتناع عناستخدام الهاتف في الاتصالات الشخصية .
· يجب العناية والدقة عند استخدام الأجهزة
· تجنب "لازمة" الكلام التي عادة ما نستعملها عندما نكون متوترين مثل "يعني" و "هيك"
ب- الآداب العامة أو أصول التحدث بالهاتف :
إليك أمثلة لبعضما يجب أن يقال أثناء التحدث بالهاتف :
لا تقل قل
- لم يحضر بعد . - غير موجود في المكتب الآن
- خرج لتناول القهوة . - هل اطلب إليه أن يتصل بحضرتك؟
- انه في إجازة . -أمِنَ الممكن ترك رسالة لابلغها للسيد ...؟
- انه غير موجود حالياً في المكتب . - انه على سفر أيمكن لشخص آخر آن يجيب مطلب حضرتك ؟
- انه مشغول . - انه في اجتماع . هل اطلب إليه أن يتصل بحضرتك بعد انتهاء الاجتماع؟
- عنده زائر . - آسف أنه خرج من مكتبه لبضع دقائق .
- لا يمكنه أن يتكلم معأحد الآن . - أتترك له رسالة أم ترغب في أن يطلب حضرتك بمجرد عودته .
- انتظر على التليفون . - دقيقة واحدة من فضلك لان جرس التليفون الآخر يدق ؟
- انتظر حتىاحضر ورقة وقلماً . - لحظة واحدة من فضلك .
- من الذي يتكلم . - أيمكن أن اخبر السيد / - من الذي يتكلم ؟
- من أنت ؟ - أهناك ما يمنع من أن تخبرني باسم حضرتك .
- ما الذي تريد أن تتحدث إليه في شأنه . - أمن الممكن أن تخبرني عما تريد أنتتحدث إليه في شأنه .
- انتظر على التليفون حتى احضر لك المعلومات المطلوبة . - يتطلب إحضار البيانات التي تطلبها حضرتك بضع دقائق انتظر على التليفون أم اطلب حضرتك بمجرد أعدادها ؟
- ليس ذلك من اختصاص هذا المكتب . - يؤسفني أن أقول أنحضرتك اتصلت بالمكتب الغير مختص ويمكنك أن تتصل بالرقم …
- ارفع صوتك لاني لااستطيع سماعك . - آسف لا استطيع سماعك جيداً .
- اعد ما قلته ثانية . - أمِنَ الممكن إعادة ما قلت ثانية ، من فضلك ؟
- اخبره بان يتصل بي في رقم ... - أرجوأن تخبر السيد …بان يتصل بي في رقم

أمين السر والاتصالات الشفهيةالجماعية:
يتناول هذا المبحث الموضوعات التالية :
أولاً : أنواع الاتصالاتالشفهية الجماعية :

وهي تشمل ما يلي :
أ- الندوة : هي عبارة عن اتصالمفتوح بين خبراء او مديرين في المنظمة وبين جمهور المعنيين بموضوع معين تطرحهالندوة .
يتولى أحد الأفراد المنظمين مديرية إدارة الندوة ، ويقوم بإيصال أسئلةالجمهور إلى الخبراء أو المديرين ويتيح لهم فرصة للإجابة والتوضيح . وتحقق الندواتللمنظمة الفوائد التالية :
· المساهمة في رفع الروح المعنوية للعاملين من خلالإتاحة الفرصة لهم للمشاركة الإيجابية.
· المساهمة في اكتشاف قيادات مستقبلية بينالعاملين .
· حث الأفراد على المطالعة والاستعداد والتحضير للندوة .
· إتاحةالفرصة لعرض وجهات نظر متعددة على مسامع الحاضرين .
ب- المؤتمر:
هو عبارة عناتصال مفتوح يعقد لمناقشة بعض القضايا . حيث يتم خلاله تبادل الآراء والأفكاروالاقتراحات والتجارب . وتقدم خلاله أوراق عمل تجري مناقشتها أمام الحضور وفق جدولزمني محدد ومعد سلفاً . وتتم عملية تحليل ومناقشة كل ورقة من هذه الأوراق علىانفراد ، بحيث يصار إلى نفي أو تأكيد الأدلة والبراهين التي قدمها معد الورقة . وفيالنهاية يصدر عن المؤتمر توصيات واقتراحات تتعلق بالقضايا المطروحة ، وهذه التوصياتوالاقتراحات تكون غير ملزمة في الغالب .
ج- اللجان :
تعتبر اللجان شكلاً منأشكال الاجتماعات . وتتألف اللجنة عادة من عدد محدود من الأفراد المتخصصين في مجالمعين . والغاية من إيجاد اللجنة بحث أو دراسة موضوع معين واتخاذ قرار أو إصدارتوصيات بشأنه . وفي العادة يكون لكل لجنة أمين سر أو سكرتير يتولى إدارة مناقشاتها، والإشراف على صياغة واعداد محاضر الجلسات والتقارير المتعلقة بما تتوصل إليهاللجنة من نتائج .
وهناك عدة أنواع من اللجان أهمها :
· اللجان الدائمة : تمثل مجموعة من المتخصصين ، وعادة تكون هذه اللجنة جزءاً أو كياناً متفرعاً عنمجموعة آو هيئة اكبر . ومن أمثلتها لجان المجالس التشريعية (النيابية) .
· اللجان الخاصة : تمثل مجموعة متخصصة تسعى لتحقيق هدف محدد ، وهي لجنة مؤقتة ينتهيدورها بمجرد تحقيق الهدف الذي وجدت من اجله .ومن أمثلتها لجان التحقيق في قضايامعينة

يسلمو محمد ابو ريانو ع الشى الحلووووووووو

يسلمو عالموضوع

مشكور اخي علي مجهودك الرائع
والله يعطيك الف عافية

تحياتي لك

عاشق التحدي